O home office é uma realidade bastante presente atualmente. Essa modalidade de trabalho já era usada por muitas empresas de diversos setores antes da pandemia causada pelo novo coronavírus, e com ela, muitas outras empresas viram a necessidade de adotar essa metodologia por questões de segurança.

O interessante é que, surpreendentemente, muitas companhias viram os benefícios financeiros e a produtividade deste modelo de trabalho. Estudos apontam que o número de empresas que adotam o trabalho remoto crescerá em 30%. É fundamental lembrar que todas as empresas que estão indo por este caminho devem ter em mente que o home office precisa ser organizado e que ele deve seguir certos processos que eram empregados no escritório, como o ato de controlar as horas trabalhadas, ou “bater o ponto”, por exemplo.

Este exemplo é um dos principais pontos de dificuldade que as empresas têm para empregar o home office efetivamente. Normalmente, empregar o ponto digital levanta uma série de dúvidas, envolvendo principalmente as questões legais sobre isso, como empregar nas operações e como evitar problemas e possíveis fraudes. Para te ajudar a entender cada um dos aspectos que envolvem o ponto digital, passaremos todos os pontos de atenção na hora de empregá-lo em sua empresa.

Como a Legislação lida com o Ponto Digital?

Antes de 2017, o home office não era considerado um modelo satisfatório de trabalho dentro da legislação, mas com a Reforma Trabalhista isso mudou. Observando a tendência do mercado por empregar o trabalho remoto em vários setores, o home office foi regularizado, oficialmente.

Contudo, existem alguns detalhes importantes a serem frisados sobre a lei que regula essa modalidade de trabalho. O primeiro ponto é que o home office não se enquadra nas regras colocadas na CLT em jornadas expressas, como por exemplo, a jornada de trabalho ser de oito horas e com intervalo para almoço.

Existe ainda outro detalhe que não pode ser esquecido, que é a forma como trabalho é definido, isso quer dizer que quando um contrato de home office é formalizado, as obrigações dos colaboradores podem ser definidas por atividades ou tarefas. Sendo assim, a legislação não define o home office como sendo uma modalidade em que bater o ponto é algo obrigatório.

Contudo, ainda sim, o controle por meio do ponto pode ser bom para que a empresa tenha um controle melhor do trabalho feito pelo funcionário, para entender sua produtividade e para criar processos internos mais bem definidos.

Os impactos do Ponto Digital no Home Office

Aplicar a prática do ponto digital (por meio de um aplicativo) no trabalho remoto traz diversos benefícios, o primeiro que podemos citar é o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, isso porque, mesmo que eles estejam distantes, pode-se, por meio do ponto, controlar os horários de entrada e saída, tendo assim uma visão da produtividade do funcionário pela quantidade de horas trabalhadas, além de entender também se o período de serviço foi respeitado.

Esse controle pode beneficiar também a forma como o home office é executado, isso porque o colaborador e o gestor poderão ter uma base comparativa da quantidade de horas que foi empregada nas tarefas do dia, podendo repensar estratégias e melhorar a produtividade.

Outra vantagem de empregar o ponto digital é de obter dados para fechar corretamente a folha de pagamentos, isso porque é possível integrar alguns aplicativos com softwares de gestão financeira, facilitando todo o processo de transferência de dados, tornando-o mais seguro, assertivo e dificultando a possibilidade de fraudes.

Introduzindo o Ponto Digital na empresa

O primeiro passo para começar a utilizar o Ponto Digital é realizar os procedimentos necessários para introduzi-lo efetivamente na empresa. Para registrar o ponto digital, corretamente, você deverá:

1. Acessar o sistema Web (diretamente por um navegador e não pelo aplicativo) para cadastrar todos os colaboradores que utilizarão o aplicativo no dia a dia;
2. Os colaboradores receberão um código de 4 dígitos para se registrarem no aplicativo e poderem bater o ponto pelo device desejado (computador, tablet ou celular);
3. O registro do ponto deverá ser feito toda vez que o colaborador entrar ou se ausentar do trabalho, e ele receberá um comprovante do registro por e-mail.

As funcionalidade do Ponto Digital

A funcionalidade principal do ponto digital é, claramente, registrar o ponto e as horas trabalhadas, contudo é interessante destacar algumas das funcionalidades que existem nos aplicativos de registro de ponto, um deles é o reconhecimento facial ou reconhecimento de digital (já que muitos smartphones atuais tem essa feature). Há também a possibilidade de registrar a localização geográfica do colaborador por meio do GPS.

Além disso, os aplicativos conseguem contabilizar o total de horas trabalhadas, os registros ocorridos e levantar dados e estatísticas com base nisso, facilitando o entendimento de horas sobrando ou faltando, a quantidade de horas trabalhadas em uma mês e assim em diante.

Os tempos estão mudando! E isso se aplica para tanto nossa vida pessoal quanto a vida profissional, o home office já é uma realidade e as empresas devem se adequar a isso, com algumas ferramentas, como ponto digital, você poderá se assegurar de que o trabalho remoto está dando bons resultados e de que tudo está indo como o planejado.

E aí, você já adotou essa medida na sua empresa?